Dalam dunia event, satu kesalahan yang sering terjadi adalah terlambat booking kontraktor stand pameran. Padahal, membangun sebuah stand pameran bukan sekadar pasang backdrop—ia melibatkan desain 3D, produksi material, koordinasi teknis, hingga pemasangan di venue dengan deadline yang sangat ketat.
Jadi, kapan waktu paling ideal untuk mulai booking vendor?
1. Waktu Ideal: 4–6 Minggu Sebelum Event
Bagi kontraktor profesional, waktu ideal untuk memulai proses adalah 4 hingga 6 minggu sebelum hari H. Ini bukan waktu kosong—melainkan waktu kerja aktif yang dibagi ke beberapa fase penting:
| Tahap | Durasi Ideal |
|---|---|
| Brief & Desain Konsep | 3–5 hari kerja |
| Revisi & Finalisasi 3D | 2–3 hari kerja |
| Produksi Material & Cetak | 5–7 hari kerja |
| Pengujian, QC, dan Packing | 2 hari kerja |
| Loading & Instalasi di Venue | 1–2 hari sebelum |
Note: Untuk event besar seperti pameran internasional di JCC atau ICE BSD, booking 2 bulan sebelumnya sangat disarankan.
2. Efek Jika Booking Terlalu Mepet
Booking mendadak (misalnya H-10 atau bahkan H-5) akan memengaruhi:
- Pilihan bahan dan finishing (terbatas stok)
- Risiko desain tidak optimal (karena waktu revisi minim)
- Potensi delay pengiriman dan instalasi
- Biaya tambahan karena sistem kerja lembur atau ekspres
Booking mepet = kerja dadakan + hasil kurang maksimal + risiko lebih tinggi.
3. Tips Praktis agar Tidak Terlambat Booking
- Tandai jadwal event tahunan sejak awal tahun (seperti IIPEX, IFRA, Food & Hotel)
- Siapkan brief standar yang bisa diadaptasi cepat
- Bangun relasi dengan kontraktor stand pameran langganan agar punya slot prioritas
- Booking lebih awal = kesempatan revisi desain tanpa stres.
4. Kapan Harus Booking Lebih Cepat dari Biasa?
Beberapa kondisi yang membutuhkan booking lebih awal (8 minggu sebelum event):
- Booth di luar kota / luar negeri
- Stand dengan bentuk custom non-standard
- Permintaan interactive element (LED, AR, screen touch)
- Jika event bertepatan dengan high season (seperti September–November).
Rangkuman: Timeline Ideal Booking Stand Pameran
| JENIS EVENT | WAKTU IDEAL BOOKING |
|---|---|
| Pameran lokal kecil | 3–4 minggu sebelum event |
| Pameran nasional menengah | 4–6 minggu sebelum event |
| Pameran skala internasional | 6–8 minggu sebelum event |
Siap Booking Tanpa Drama?
Jika Anda ingin hasil maksimal tanpa kerja buru-buru, booking kontraktor stand pameran yang sudah terbukti berpengalaman adalah kunci.
📞 Hubungi kami melalui WhatsApp yang tertera untuk konsultasi timeline & desain sejak awal. Kami bantu Anda merencanakan sejak hari pertama—agar hasil stand Anda tidak sekadar jadi, tapi jadi menonjol. Cek pekerjaan kami di website xtronpameran.com.